Administrador de Operaciones
Hybrid - US
Administrador de Operaciones
Tiempo completo • Hybrid - US
Beneficios:
- Coincidencia 401(k)
- Horario flexible
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Recursos de bienestar
Resumen del puesto
El Administrador de Negocios es responsable de mantener la parte administrativa de la empresa precisa, organizada, documentada y enfocada. Tendría que presentarse en la oficina de Naples, FL, 2-3 veces por semana.
Este puesto apoya al Presidente, Director y Controlador en administración contable, administración de empleados, procedimientos de la empresa y organización general del negocio. Se espera que el Administrador de Negocios siga los procedimientos establecidos, se asegure de que se complete la documentación requerida, identifique lagunas administrativas y ayude a mejorar los sistemas cuando los procedimientos existentes no estén claros o sean ineficaces.
Este es un rol administrativo práctico que requiere una organización sólida, seguimiento, discreción y atención al detalle. La persona ideal tiene la capacidad de responsabilizar a los demás, manteniendo un enfoque profesional, servicial y orientado al coaching.
Responsabilidades principales:
Administración de Contabilidad y Contabilidad
- Conciliar transacciones con tarjetas de crédito y otras empresas.
- Recoge, revisa y organiza recibos y documentación de apoyo.
- Verifica que los gastos estén debidamente documentados y categorizados.
- Prepara y mantén los informes de gastos.
- Ayuda con la contabilidad rutinaria y la conciliación de cuentas.
- Supervisar el gasto departamental frente a los presupuestos establecidos.
- Identificar documentación que falta, transacciones inusuales o variaciones presupuestarias.
- Haz seguimiento con empleados y responsables sobre la documentación de gastos incompleta.
- Emite facturas tanto para transacciones rutinarias como establecidas.
- Mantener registros contables precisos y documentación de respaldo.
- Escalar discrepancias contables, problemas de cobro o transacciones no rutinarias al Controlador.
Administración de empleados
- Mantener registros organizados y actualizados de los empleados.
- Procesar y documentar el estado del empleado, la remuneración, el puesto y otros cambios aprobados.
- Mantener la documentación relacionada con las evaluaciones de empleados, revisiones, asistencia, desarrollo y rendimiento.
- Administrar el DPI de la empresa y otros procesos de documentación de empleados.
- Haz un seguimiento de las revisiones requeridas y de los chequeos de empleados y directivos, y haz seguimiento cuando estén atrasados.
- Apoyar la administración de incorporación y salida.
- Mantén los puestos y descripciones actuales de puestos.
- Ayuda a la dirección con los formularios, registros y documentación administrativa de los empleados.
- Protege la información confidencial de empleados y de la empresa.
- Escalar asuntos de relaciones laborales, legales, de cumplimiento, disciplinarios u otros asuntos importantes ante el liderazgo adecuado.
Procedimientos y cumplimiento administrativo
- Mantener y organizar las políticas, procedimientos, procedimientos operativos operativos estándar, formularios y registros administrativos de la empresa.
- Supervisar si se siguen los procedimientos administrativos establecidos.
- Haz seguimiento cuando la documentación, aprobaciones o procesos requeridos estén incompletos.
- Identificar fallos o carencias recurrentes dentro de los procedimientos existentes.
- Determina si un problema parece ser un incumplimiento del procedimiento o un procedimiento que necesita mejora.
- Trabaja con el responsable de departamento adecuado para mejorar, modificar o crear procedimientos.
- Ayuda en la redacción y edición de SOPs, roles de puesto, descripciones de puestos, formularios y documentación interna.
- Mantener el control de versiones para que los empleados tengan acceso a los procedimientos y documentos vigentes.
- Ayuda a comunicar los cambios procedimentales y asegúrate de que se implementen.
Apoyo ejecutivo y empresarial
- Proporcionar apoyo administrativo al Presidente, Director y Controlador.
- Prepara presentaciones, informes, materiales para reuniones y documentos internos.
- Organiza la información necesaria para las reuniones de gestión.
- Documenta decisiones, asignaciones y acciones cuando sea apropiado.
- Haz un seguimiento de los plazos administrativos y de los encargos pendientes.
- Haz seguimiento con empleados o responsables responsables para asegurarte de que se completan las tareas administrativas.
- Ayudar en proyectos especiales que requieran organización, documentación, investigación o seguimiento.
- Ayuda a mantener organizados y accesibles los registros de la empresa y los recursos administrativos compartidos.
Responsabilidad y Autoridad
Se espera que el Administrador de Negocios sea responsable del seguimiento administrativo, no simplemente de tramitar la documentación una vez que se haya proporcionado. Cuando falta un recibo, revisión, aprobación, documento o procedimiento requerido, el Administrador de Negocios es responsable de identificar el problema y de hacer seguimiento con la persona correspondiente.
El puesto debe abordar estas situaciones con una mentalidad de coach: entender por qué se ha incumplido el requisito, proporcionar aclaraciones o ayuda cuando sea necesario, y ayudar al empleado a seguir el proceso con éxito.
El incumplimiento repetido de los procedimientos establecidos debe documentarse y escalarse a través de la cadena de mando correspondiente.
El Administrador de Negocios no sustituye la autoridad de los responsables de departamento, el Controlador, el Director o el Presidente. Las decisiones contables, asuntos de relaciones laborales, decisiones disciplinarias, políticas y excepciones operativas corresponden al líder correspondiente.
Características para el éxito
El Administrador de Empresas exitoso debe ser:
- Altamente organizado — capaz de gestionar muchas responsabilidades pequeñas pero importantes sin perderlas de vista.
- Persistente — dispuesto a hacer seguimiento hasta que se complete realmente un requisito administrativo.
- Responsable — asume la responsabilidad en lugar de asumir que alguien más se encargará.
- Orientado al detalle : avisos de recibos faltantes, documentación incompleta, inconsistencias y procesos inconclusos.
- Profesional y discreto — maneja regularmente información financiera, de empleados y de la empresa.
- Seguro de sí mismo : cómodo haciendo seguimiento con empleados y directivos, independientemente del puesto.
- Accesibles — los empleados deben sentirse cómodos haciendo preguntas o admitiendo cuando no entienden un procedimiento.
- Orientado al entrenador — busca la corrección y la mejora antes del conflicto.
- Orientado al proceso : busca naturalmente formas de hacer que el trabajo recurrente sea más sencillo, claro y fiable.
- Técnicamente adaptable — cómodo aprendiendo contabilidad, productividad, presentación y software de empresa.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 25,00 $ - 30,00 $ la hora
Sobre nosotros
PDQuipment atiende a ciudades de todo el país para las necesidades de equipos relacionados con la pulverización de materiales. Desde lonas, piezas, bombas, servicio y más, suministraremos lo que sea necesario para realizar el trabajo. Tenemos a la venta bombas ignífugas, bombas de hormigón, bombas de yeso y bombas de estuco junto con todas las piezas para repararlas.
(si ya tienes un currículum en Indeed)